Ein System mit Leben

Neu-Zertifizierung Qualitätsmanagement 2022

In diesem Jahr war für Anfang Juni ein Audit im Bereich Qualitätsmanagement (QM) eingeplant. Dr. Katrin Hother überprüfte im Auftrag unseres neuen Zertifizierers GUTcert den gesamten Kulturring zwei Tage lang unter der aktuellen ISO Norm.

Was kann man sich unter einem Qualitätsmanagement vorstellen? Die ISO Norm 9001 wurde als internationaler Standard für die Bewertung der Qualität von „organisatorischen Leistungen“ gesetzt. Primär wurde das System für Organisationen in der Wirtschaft entwickelt. Gleichwohl ist die Norm auch für Kulturvereine gültig und wichtig, da viele Förderungen davon abhängen. Also sind auch wir gefragt, unsere Bedürfnisse, Strukturen und Abläufe mit den Vorgaben in Einklang zu bringen, um das Qualitätszertifikat zu erhalten. Dabei dreht sich viel um das Betrachten von Abläufen, das Steuern und Verbessern von Prozessen und die Zusammenarbeit mit externen Institutionen und den internen Teams. Weiterhin geht darum – und das ist mir persönlich wichtig – dass das Qualitätsmanagement im Kulturring lebendig ist, die Strukturen im Vereins­alltag verankert sind und mit den Entwicklungen schritthalten.
Das QM lebt von dem Austausch und der Reflektion. Während des Audits wurde das Jugendprojekt „SpurenWandler“ als Beispiel aus dem Bereich Bildung vorgestellt. Die Projektleiterin Laura Klahn stellte sich dem Gespräch über die Aktivitäten des Projektes: Antrag und Durchführung, Rolle des Arbeitsplans, Auswahl der Inhalte, Umsetzung mit der digitalen Plattform „Actionbound“, Zusammenarbeit mit Schulen, Öffentlichkeitsarbeit, Berichte und Abrechnung. Dabei fragte Frau Dr. Hother häufig interessiert nach, ließ sich Dokumente zeigen und inspizierte die Actionbound-APP, mit der es sich durch Kreativität und Quizze an geschichtsträchtige Orte manövrieren lässt. Die externe Sicht einer Auditorin fördert das bewusste Wahrnehmen und schärft den Blick auf die Umsetzung in der Praxis. Sie zeigt auf, an welcher Stelle Veränderungen wünschenswert oder notwendig erscheinen.

Das QM lebt von der Zusammenarbeit aller im Team. Im aktuellen Zertifizierungsjahr begleitete jedes Regie-Teammitglied einen Prozess über den Zeitraum von acht Monaten und stellte abschließend die Ergebnisse den anderen Mitgliedern vor. Folgende Inhalte waren Teil des Jahresberichts:

Im gesamten Verein

• Beschleunigung der Abläufe Jahresbilanz
• Kontinuität der Arbeitssicherheit
• Öffentliche Sichtbarkeit am Beispiel der Fotogalerie

Bereich Arbeitsförderung

• Vereinfachungen des Personal­einstellungsvorgangs
• Inhalte und Strukturen in der Betreuung in der Arbeitsförderung
• Integration des Teams Solidarisches Grundeinkommen Studio Bildende Kunst
• Abfrage von Lerninhalten im Beschäftigungstraining

Bereich Kulturförderung

• Tourenplanung der „Langen Nacht“
• Planung und Umsetzung der internatio­nalen DADA Messe
• Literaturvermittlung im Rahmen der Veranstaltungstätigkeit
• Etablierung des Kulturprogramms im Nachbarschaftshaus „WuhleAnger“
• Dokumentation von Fördermittel­abrechnungen

Bereich Bildung

• Ausbau Bildungsprogramm Bundes­freiwilligendienst
• Geschichte für junge Menschen:
• Projekt SpurenWandler
• Ziele Jobcoaching 2021: Verbesserung der Dokumentation und Sollzahlen

Das QM lebt von der Dokumentation. Die ISO Norm gibt den klaren Rahmen vor, welche Themenbereiche in einer Organisation bearbeitet werden müssen. Unsere Aufgabe ist es, dieses System für uns selbst zu übersetzen und praxisbezogen und verständlich für alle zu formulieren. Gleichzeitig ist wichtig, dass das System zeitnah auf neue Anforderungen angepasst wird. Das können zum Beispiel neue Richtlinien für Förderungen oder Veränderung der Pandemie-Schutzverordnungen sein.

Das QM Handbuch dient der Einführung und Übersicht. Eigene Prozessvorgaben dokumentieren die Ziele und Schritte innerhalb konkreter Prozesse. Formblätter wie zum Beispiel Vereinbarungen oder Abrechnungsbögen sind für tägliche Aufgaben vorhanden. Dokumentationen von Abläufen helfen dem Team und sind eine hervorragende Orientierung für Menschen, die sich neu im Kulturring einfinden.

Das QM lebt von dem Blick nach vorne. Beim Kulturring werden vor allem kulturelle Inhalte entwickelt, präsentiert und vermittelt. Das Qualitätsmanagement unterstützt und begleitet alles, was damit verbunden ist. Es ist ein System des lebenslangen Lernens. Zusätzlich dient es auch dazu, Chancen und Risiken abzuwägen.

Der Kulturring wurde seit fünfzehn Jahren erfolgreich zertifiziert. Dafür möchte ich vor allem Astrid Lehmann, Ingo Knechtel und Bernhard Korte danken. Und ebenso Frau Dr. Hother, die uns nicht nur seit vielen Jahren umfassend überprüft, sondern passende Verbesserungswege zu allen möglichen Frage­komplexen aufzeigt. „Schön, dass es beim Kulturring so viele neue Entwicklungen gibt“ resümierte sie bei der Schlussauswertung des Audits. Ich empfinde es als sehr angenehm, dass uns solch ein System bei der täglichen Arbeit helfend zur Seite steht und damit auch an vielen Punkten Freude ­bereitet.