Es war einmal vor einer langen Zeit. So fängt manche gut endende Geschichte aus alten Zeiten an. Diese kleine Geschichte erzählt von den Anfängen der Zertifizierung in 2006 beim Kulturring in Berlin e.V. und den daraus resultierenden heutigen Erfolgen. Wenn man dazu die ersten Verantwortlichen für die sich ständig weiterentwickelnden Qualitätsstandards beim Kulturring, fragen würde, kämen solche Sätze wie: „Es war eine sehr spannende Zeit, den Entstehungsprozess zu begleiten, zu gestalten und/oder zu beeinflussen“, oder: „Die Kunst und Schwierigkeit bestand in der Umsetzung der Qualitätsnormen, die wir uns selbst gestellt hatten“, und: „Lohnt sich das überhaupt für unseren kleinen Verein?“ bzw.: „Für wen machen wir das ganze bürokratische Gedöns?“
Der ahnungslose Leser fragt sich mit Sicherheit jetzt: „Worüber schreibt der Autor?“ Die Antwort ist für Eingeweihte ganz leicht, denn der Kulturring in Berlin e.V. lässt sich regelmäßig in seinen bürokratischen und technischen Abläufen durch externe Auditoren vom TÜV Rheinland überprüfen. Dieses fördert und fordert jeden Mitarbeiter, sich mit seiner täglichen Arbeit nachhaltig auseinanderzusetzen und an einer positiven Entwicklung des Vereins und damit auch an seiner Arbeit mitzuwirken. Die dazu sehr intensive Vorarbeit tätigten damals die heutige stellvertretende Vorstandsvorsitzende, Astrid Lehmann, und der ehemalige Geschäftsführer, heute Ehrenmitglied des Vereins, Ingo Knechtel. Astrid Lehmann absolvierte dazu mit Erfolg zusätzlich eine einjährige Ausbildung. In deren Anschluss ging es daran, die Einführung eines auf ISO-Norm basierten Qualitätsmanagementsystems beim Kulturring vorzubereiten. Dazu musste eine gründliche Analyse der Abläufe und der eigenen Arbeit in allen Vereinsbereichen durchgeführt werden. In den Kernbereichen, wie der Organisation und Durchführung von Jobcenter-Beschäftigungsmaßnahmen sowie des Einsatzes von Freiwilligen in sozialen und kulturellen Bereichen, der Organisation und Durchführung von Kursen und Schulungen durch das eigene Bildungswerk sowie der Erbringung von kulturellen Dienstleistungen, wozu natürlich alle kulturellen Veranstaltungen zählen, mussten überprüfbare Qualitätsstandards festgelegt werden. Dazu entstand ein umfassendes Qualitätsmanagementhandbuch mit einem kompakten System an Verfahrensanweisungen, Ordnungen, Arbeitsanweisungen und Formblättern, mit dessen Hilfe bestimmte Abläufe systemkonform und von allen Mitarbeitern nachvollziehbar organisiert wurden.
Was in der Theorie von Wenigen erdacht, entwickelt und niedergeschrieben wurde, musste nun in die Realität umgesetzt werden. Dazu fanden anfangs regelmäßig Schulungen für die Verantwortlichen im Verein statt, die in der Folge dann ihre Mitarbeiter in das neue System Schritt für Schritt einführten. Erste eigene Überprüfungen und Test wurden durchgeführt. Hält man sich an die Normen, Ordnungen und Anweisungen? Nutzt man die vorgegebenen Formulare? Hier und dort musste noch korrigierend eingegriffen werden, aber das System griff. Schrittweise wurden Vereinheitlichungen und die daraus resultierenden Erfolge messbar in Form von eingesparter Zeit und einer besseren, nachhaltigen Überprüfbarkeit sichtbar.
Eine Frage blieb bis jetzt noch unbeantwortet. „Für wenn machen wir das?“ In erster Linie natürlich für den Verein. Denn zu der damaligen Zeit entwickelten sich die Mitarbeiterzahlen auf Grund von Beschäftigungsmaßnahmen stetig, und damit wuchs auch die Zahl der eigenen Schulungen im Bildungswerk. Mit der Übernahme von weiteren Berliner Kulturobjekten wuchs auch die Zahl der durch den Kulturring organisierten Veranstaltungen. Hier mussten somit einheitliche, überprüfbare Festlegungen und Standards für den Verein und deren Mitarbeiter*innen definiert werden. In zweiter Linie verbesserte damals das Vorweisen eines Qualitätsmanagementzertifikates nach ISO Norm 9001 die Erfolgschancen bei der Einreichung von Projektanträgen bei den Berliner Jobcentern enorm. Teilweise wurde dieses sogar von den jeweiligen Jobcentern als Voraussetzung verlangt.
Die ersten Schritte des Kulturrings in und mit der Norm sind schon knapp 13 Jahre alt. Das erste gewonnene Zertifikat trägt noch die Nummer ISO Norm 9001:2000. In der Zwischenzeit wurde diese Norm nun zweimal überarbeitet, was immer eine aufwändige Überarbeitung des Kulturring-eigenen Handbuchs, der Ordnungen, Anweisungen und Formulare nach sich zog. Nach dem mit Bravour erreichten Zertifikat zur ISO Norm 9001:2008 können wir nun freudig verkünden: Wir, der Kulturring in Berlin e.V., sind zertifiziert nach der neuen ISO Norm 9001:2015, und das ist auch gut so. Wieder waren die bewährten Mitglieder und Mitstreiter Astrid Lehmann und Ingo Knechtel am Werk und haben bei der Überarbeitung der Unterlagen und Vorgaben ganze Arbeit geleistet. Die in Folge durchgeführten Audits durch die externe Auditorin Frau Dr. Hother im Auftrag des TÜV Rheinland zeigten: unsere Bereiche waren sehr gut vorbereitet und sind für die kommenden Herausforderungen des Vereinslebens gut gewappnet.